行政助理

大迈阿密会议和旅游局正在寻找一名经验丰富的行政助理在 GMCVB 的会议销售部门现场工作。

问责制：

该职位将向多名销售经理汇报，并可能经常向高级副总裁和销售副总裁汇报。

工作总结：

行政助理在规划和管理销售流程和计划方面为会议销售人员提供高级文书支持，以促进和促进 Hotel 所有大迈阿密的赞助和Miami Beach酒店通过各种销售计划。包括执行各种秘书职责和技能任务，其中可能包括准备报告、进行研究和收集数据。

工作性质:

工作节奏快，压力大。工作环境有时是正式的和非正式的。准确性至关重要。主管提供一般说明。主管会定期监督工作。工作是在特定的指导方针和标准下进行的。工作主要在以团队合作为导向的环境中在室内进行。一些任务是例行的，而另一些则比较复杂。错误可能会导致时间损失，并可能影响截止日期。

基本职责:

• 执行各种管理任务，包括预算编制、日程安排、报告和跟踪信息。
• 为销售经理准备特殊报告、表格、数据输入和管理。
• 对请求的信息和数据进行简单分析。
• 愿意学习和掌握我们的 CRM Simpleview对于 GMCVB 数据。
• 了解并愿意学习大迈阿密和Miami Beach旅游信息及会员酒店相关信息。
• 为特定的客户请求创建自定义提案和营销材料。
• 按照特殊项目的指示协助会议销售部门（贸易展览、特殊活动、实地考察等）
• 从草稿或修订稿中键入例行备忘录、信件、表格、技术和/或机密报告。写简单的信件。
• 影印。
• 档案系统的建立和维护。
• 接听来电，回答日常查询并适当地路由呼叫。
• 维护 Outlook 业务日历。
• 处理发票、报销和支票申请。
• 处理差旅申请。
• 处理部门邮件，即打开、分发、传真、联邦快递等。
• 订购办公用品和材料。
• 根据需要在内部和为客户提供客户服务。
• 回应查询。
• 主动解决客户投诉。
• 分析数据。可以删除，因为它是重复的
• 执行简单的计算。
• 获取准确的消息并及时分发。
• 根据轮换时间表为接待员提供后备救济。

主要职责（目标):

• 通过全天定期检查来管理销售经理的进出箱。
• 协调主要的贸易展览、销售闪电战、现场检查和旅游行程。
• 通过电子邮件、通信和其他形式的电子通信向酒店经营者和潜在客户传播信息。
• 执行销售线索、预订和丢失的业务。

额外职责：

可能会不时从事特殊项目。

财务责任：

没有任何。

相互作用:

外部的
通过电话、书面信件和其他形式的电子通信与客户（酒店经营者、供应商和潜在客户）互动。

内部的
与同事、经理沟通以安排会议，并与会计沟通以处理财务事宜。

接受监督:

工作独立进行，仅与主管商定重大项目。解决问题需要主动性。

给予的监督:

豁免员工职位: 没有任何。
非豁免人员职位: 没有任何。

知识技能和能力:

• 在各种情况下以及与许多不同性格的人互动时灵活且适应性强。
• 副学士学位优先，或结合 Three 到五年的教育和相关角色的经验，并具有一些监督经验。
• 至少一年为多个经理工作的经验。
• 精通 Microsoft Office 套件365 （Word、PowerPoint、Excel）。
• 致力于按照指示学习数据库管理程序和新软件。
• 优秀的沟通能力，主动性强，有职业道德。
• 出色的组织能力，对细节的关注以及在团队环境中良好工作的能力。
• 有协调活动的经验者优先。
• 类型 45 每分钟正确的单词。
• 出色地使用语法、拼写和标点符号。
• 良好和一致的出勤率。
• 注重细节、专业风范和出色的沟通技巧。
• 对办公设备的基本了解。
• 能够独立可靠地工作。
• 能够组织任务并确定任务的优先级，包括在适当的时候委派任务。
• 了解或能够快速掌握、熟悉指定部门的角色和职能，以及任何具体适用的法律或准则。

基本身体要求:

工作需要长时间坐在电脑前。
在工作的数据输入方面，灵活性是必不可少的。
需要口头交流才能通过电话回复客户。

在截止日期前申请 2023 年 3 月 31 日.

我们提供有竞争力的薪酬方案。发送简历和工资要求: 就业@GMCVB.com 或邮寄: GMCVB，人力资源701布里克尔大道，＃ 2700佛罗里达州迈阿密33131 。请不要打电话。 EOE。